Ликвидация - достаточно сложный и многоэтапный процесс для трудовой сферы компании. Работодатель должен провести следующие действия при ликвидации:

1. Расторгнуть трудовые договоры со всеми работниками.
По п. 1 ч. ст. 81 ТК РФ при ликвидации организации трудовые договоры с работниками расторгаются работодателем. Важно понимать, что такое увольнение не предусматривает исключений для сотрудников компании, т.е. уволены должны быть абсолютно все категории работников.

На практике встречаются случаи, когда работодатель увольняет весь коллектив в связи с ликвидацией организации, а на стадии рассмотрения дела выясняется, что фактически ликвидации и не было. В такой ситуации работник имеет право на выплату ему заработной платы за время вынужденного прогула, а еще также на компенсацию морального вреда.

Стоит отметить, что о предстоящем увольнении сотрудников из-за ликвидации фирмы необходимо уведомить профсоюзный орган не менее чем за три месяца до этого и провести с ним переговоры о соблюдении интересов членов профсоюза (ФЗ от 12.01.1996 N 10-ФЗ). А также работники должны быть предупреждены персонально и под роспись не менее чем за два месяца до прекращения трудового договора (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Для сезонных работников этот срок уменьшен до календарной недели, а для работников, заключивших трудовой договор сроком до двух месяцев, - до трех дней (ст. 292 ТК РФ). Предупредить необходимо всех сотрудников, в том числе и тех, кто находится на больничном, в отпусках и т.п. То есть необходимо персонально уведомить каждого работника.
Факт своевременного уведомления работника о предстоящем увольнении подтверждается его подписью об ознакомлении.

Нюансы уведомления
1.    Если работник отказывается поставить ознакомительную подпись, то оформляется соответствующий акт. 
2.    В случае отсутствия работника на рабочем месте по какой-либо причине, рекомендуется направить по почте письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Течение двухмесячного срока предупреждения в таком случае начнется с того момента, как сотрудник расписался на уведомлении о вручении.

При ликвидации компании уведомляется также служба занятости (п. 2 ст. 25 Закон РФ "О занятости населения в Российской Федерации"): 
"При принятии решения о ликвидации организации либо прекращении деятельности ИП, сокращении численности или штата и возможном расторжении трудовых договоров работодатель-организация не позднее чем за два месяца, а работодатель - ИП - не позднее чем за две недели до начала проведения соответствующих мероприятий обязаны в письменной форме сообщить об этом в органы службы занятости, указав должность, профессию, специальность и квалификационные требования к ним, условия оплаты труда каждого конкретного работника, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников организации может привести к массовому увольнению работников, - не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий".
Запись о прекращении трудового договора вносится в трудовую книжку работника со ссылкой на п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Она заверяется по общему правилу подписями самого работника, кадрового сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя.
2. Произвести выплаты работникам.
По ст. 178 ТК РФ при расторжении трудового договора в связи с ликвидацией фирмы увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения.
Выходное пособие выплачивается работнику в день окончания трудового договора. Поскольку средний заработок сохраняется за сотрудником на срок не свыше двух месяцев (с зачетом выходного пособия), то компания обязана выплатить его по окончании второго месяца с момента увольнения.
Если работник представит решение службы занятости о сохранении за ним среднего заработка за третий месяц, то работодатель обязан выплатить данный заработок (но только в том слуае, если работник встал на учет в службе занятости в течение двух недель с момента увольнения).
У некоторых категорий трудящихся порядок выплат немного другой. Так, сезонным работникам выходное пособие выплачивается в размере двухнедельного среднего заработка, а работникам, работающим в организациях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - в размере среднего месячного заработка, за ними также сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дня увольнения.

Имейте в виду: в исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работниками в течение четвертого, пятого и шестого месяцев со дня увольнения по решению органа службы занятости населения, если в месячный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.

Также по ч. 3 ст. 180 ТК РФ работодатель с письменного согласия сотрудника имеет право расторгнуть с ним трудовой договор до истечения срока, выплатив ему дополнительную компенсацию в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.

3. Как поступить с кадровыми документами.
Необходимо провести аудит кадровых документов компании и определить документацию, которая  подлежит хранению и, соответсвенно, передаче в архив (сроки хранения документов можно узнать из приказов Минюста России), а также ту документацию, которую можно утилизировать.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;
- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения;

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (приема на работу, увольнения и перемещения, командировок и т.д.), группировать в отдельные дела.

- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
- поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
- переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.п.

В каждый том помещается опись хранящихся в них документов, тома и дела нумеруются в соответствии с предписаниями номенклатуры дел компании, сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации.
 Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета  и  раскрытия 
содержания. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Сохранность документов, защита от негативного действия света и пыли обеспечиваются хранением в запирающихся шкафах, сейфах. Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Таким образом, кадровая документация компании, подлежащего ликвидации, должна быть сгруппирована по принципу неподлежащих хранению документов и подлежащих хранению. Для последних должен быть четко определен срок их хранения. После проведенной работы фирме необходимо определить архив, в который будут перемещена документация, подлежащая хранению, и заключить с этим архивом соответствующий договор.

В заключение отметим, что кадровая документация может представлять значительную важность и не стоит легкомысленно относиться к ней, при ликвидации компании. В судебной практике часто встречаются спорные ситуации, когда сотруднику или работодателю приходится обращаться в архив за документацией организации, которая была ликвидирована. И очень часто такое обращение - единственный выход. Также, не стоит забывать, что уничтожение документов (особенно при банкротстве), считается неправомерным действием и влечет за собой возможность судебного преследования. Но если срок хранения документов истек, они подлежат уничтожению.